En période difficile, il faut redoubler d’attention sur sa gestion des charges de production et d’exploitation. Quatre pistes s’offrent aujourd’hui pour cette optimisation : l’analyse structurelle des charges, la grille Capex – Opex des Anglo-saxons, l’analyse comparative achat – location, et enfin, la bonne utilisation de l’environnement légal.
1/ Une analyse structurelle
L’objectif global est simple : construire une structure de charges qui permette d’être concurrentiel. Ce travail peut s’effectuer sur les dépenses actuelles : il faut alors décomposer toutes ses dépenses par ligne, de manière la plus détaillée possible et ensuite les réaffecter au bon poste. Le calcul est complexe mais le résultat est à la hauteur de l’effort. Il permet d’obtenir des comptes clarifiés et une meilleure gestion prévisionnelle. Mais il s’applique aussi aux dépenses futures auxquelles la lecture Capex-Opex ou achat-location donne souvent un éclairage différent.
2/ La grille Capex – Opex
Les Anglo-saxons utilisent en effet de plus en plus la distinction Capex (capital expenditure ou dépenses d’investissement) et Opex (operational expenditure ou dépenses de fonctionnement, d’exploitation*). L’achat d’un photocopieur, c’est du Capex mais l’achat de ses cartouches d’encre (rapidement plus chères que la machine), c’est de l’Opex. Exemple bien connu mais parfois les choix sont plus délicats, notamment sur les actifs immatériels. Rien d’étonnant donc à ce que ce sujet se retrouve sous les feux de l’actualité.
En effet, comme le montre une étude récente du CXP : « Opex versus Capex : vers la décapitalisation de l'informatique ? », le sujet est au cœur des préoccupations des directions informatiques avec notamment l’attention portée au SaaS1 (Software as a service) et par l’apparition du Cloud Computing2, à propos des équipements informatiques. Par exemple : est-il plus économique d’acheter des serveurs et des équipements de stockage pour constituer son propre centre de données (jouer le Capex) ou de payer à l’utilisation un ensemble de services « cloud » d’hébergement, de stockage… (choisir l’Opex) ?
3/ Achat ou location ?
C’est une des questions clés qui se pose au moment d’un investissement structurel. Comment financer un équipement ? En général, si on compare le coût d'achat au coût d'une location sur 36 mois, la location est plus onéreuse. Mais si on intègre les dépenses induites ou indirectes liées à son utilisation (occupation d'une salle, électricité, climatisation, gestion de l'équipement, gestion de son renouvellement…), alors les résultats ne sont plus du tout les mêmes.
C’est pourquoi, en informatique, une des notions utilisées depuis longtemps est celle du TCO (total cost of ownership) qui permet de définir avec précision le coût total de possession d’un matériel sur toute sa durée de vie, en incluant notamment les prestations payées et les frais annexes. Le coût réel d’un PC sur 3 ans peut valoir jusqu’à 5 fois sa valeur d’achat. Le TCO enrichit le choix entre achat et location et donne un bon critère de comparaison entre des équipements concurrents.
4/ Tenir compte de l’environnement légal
Quand un choix est possible sur le mode de financement, il ne faudra pas négliger l’impact fiscal : pour un même bien, l’achat peut être partiellement défiscalisé mais pas la location. De même, les entreprises qui ont de forts engagements R&D ont tout intérêt à détailler les modalités du crédit impôt recherche (CIR) qui ont été largement étendues début 2008, allant jusqu’à une restitution du CIR possible depuis début 2009.
Mais l’environnement fiscal et légal n’est qu’une donnée à laquelle il faut s’adapter, il ne s’agit pas d’en faire une stratégie car il est trop évolutif.
Dernier domaine à étudier en détail, surtout en ce moment : les économies d’énergie et le développement durable. Les investissements ou dépenses dans ces deux secteurs profitent actuellement de nombreuses dispositions d’allégement financier et fiscal. Et cela risque de durer un certain temps !
Les conseils de Christian Lourdeau, expert comptable
Chaque entreprise doit se comparer aux autres, connaître les bons ratios par type de charge et par secteur d’activité pour construire une structure de charges compétitive.
Trois exemples illustrent ce propos : Si j’ouvre un commerce et que mon loyer représente 40% de mon chiffre d’affaires, je ne m’en sortirai pas. Si la productivité de mon personnel me donne une contribution de 10 alors que celle de mes concurrents est de 20, je ne serai pas compétitif. Si je m’installe dans une zone franche pour baisser mes charges mais que, par ailleurs, j’ai une marge faible, l’économie ne sera pas suffisante.
On peut donc en conclure que les outils informatiques sont fondamentaux dans ce cadre, car ils permettent de faire des simulations, de construire des modèles et des systèmes d’aide à la décision.
*exemples d’Opex : rémunération des salariés, loyer, électricité, eau, téléphone.
1 SaaS est un modèle de livraison de solution où l’éditeur/constructeur fournit des moyens et où le fournisseur de service propose (généralement dans le cadre d'un abonnement récurrent) la fonctionnalité intégrée et managée à ses clients qui l’utiliseront. Les clients ne payent pas pour posséder le logiciel en lui-même mais plutôt pour l’utiliser. Il s’agit donc de la livraison packagée de moyens, de services et d'expertise qui permettent aux entreprises d'externaliser intégralement un aspect de leur système d'information (messagerie, sécurité...) et de l'assimiler à un coût de fonctionnement plutôt qu'à un investissement.
2 Le "cloud computing", littéralement "l'informatique dans les nuages", consiste pour les entreprises à externaliser les ressources numériques qu'elles stockent. Ces ressources - serveurs offrant des capacités de calcul, du stockage, logiciels de messagerie électronique, de paie - sont mises à disposition par des sociétés tierces et accessibles, grâce à un système d'identification, via un PC et une connexion |
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